Lopende zaken van Helder & Wijzer

Studenten begeleiden bij het maken van een projectplan

Docenten hebben veel twijfels over het leren in projectgroepen. Begrijpelijk, want daarbij gaat ook van alles mis. Studenten verzinnen niets zelf, kopiëren van internet, liften mee, werken te oppervlakkig, krijgen ruzie, enzovoort. Soms is de leeropbrengst van het werken aan een open opdracht in een groep  minimaal. Ik denk dat leren in de vorm van een project met een open opdracht wel nuttig kan zijn. Ik zoek daarom naar didactische methodes waarmee je als docent wat meer garantie hebt dat studenten inderdaad 'samen kennis construeren' zoals dat zo mooi heet.

Belang van een overdacht projectplan is groot

Eén van de aanknopingspunten is volgens mij het projectplan dat studenten aan de start van een project moeten maken. Dat blijkt moeilijk te zijn voor studenten, maar ook docenten vinden het soms lastig om studenten er goed bij te helpen. Het projectplan wordt soms een verplichte oefening waarvan de studenten het nut niet echt zien en waaraan zowel docent als studenten weinig houvast hebben bij het vervolg.

Waarom is het projectplan nu zo belangrijk? Uit het projectplan moet blijken dat studenten de projectopdracht goed begrijpen en kunnen vertalen in een werkwijze. Daarvoor is bronnenonderzoek nodig met als uitgangspunt het probleem waarmee een opdrachtgever hen confronteert. Denken voordat je gaat doen, dat is wat ze van zo'n projectplan kunnen leren.

PRINCE een aanknopingspunt?

Nu kom ik zelf (lang geleden) uit de uitgeverij en bij  bedrijven als ThiemeMeulenhoff en Noordhoff wordt projectmatig gewerkt volgens de PRINCE 2 methode. Als ik zelf opleidingen ontwikkel in een team hou ik deze methode, globaal, aan. Het biedt veel structuur, al vereist het ook veel discipline. Wat ik vooral aantrekkelijk vind van deze methode is dat je:

1. Eerst doel en belang van het project nog eens goed met de opdrachtgever afkaart.
2. Ben je het eens over het probleem en over wat de oplossing dan moet opleveren,
3. dan kun je het eindproduct dat je voor ogen hebt opdelen in subproducten.
4. Aan elk subproduct stel je kwaliteitseisen
5. voordat je mensen met taakjes aan het werk zet
6. en het werk in de tijd plant.

De kern is eerst nadenken over WAT je gaat maken en dan pas het HOE uitwerken. Het uitzetten van werk in de tijd, doe je pas als je een goed beeld hebt van hoeveel arbeid er in elk subproduct gestoken moet worden. Werk je op deze manier dan is je project beter beheersbaar en beter binnen de tijd te realiseren. Misschien is deze methode een goede basis voor een werkmethode voor studenten?

Werkmodellen voor studenten

Ik denk dat leren in projecten het beste werkt als docenten en studenten samen een methode voor projectmatig werken hanteren. Daarom heb ik voor studenten werkmodellen gemaakt voor het maken van een projectplan dat bestaat uit:

1. De opdrachtovereenkomst
2. De subproductenlijst
3. De projectplanning

Deze driedeling is gebaseerd op PRINCE. De vraag is of zo'n professionele, 'zware' methode toe te passen in het onderwijs.

Presentatie boek Aan de slag!

Op vrijdag 30 mei had ik de kans om de werkmodellen met docenten uit te proberen. Op deze middag werd het boek Aan de slag! Inspirerende opdrachten voor beroepsopleidingen gepresenteerd op ROC Nijmegen. De auteurs, Dick de Bie en Marjolein Ploegman van de BDF Groep, gaven elk een workshop. Daarnaast waren ook Leo Dercksen van Kessels en Smit, Pieter van de Méché van het Sociocratisch Centrum en ikzelf gevraagd om een workshop te geven in relatie met het boek. Eén van de hoofdstukken van het boek gaat over opdrachten voor de integrale leerlijn. Dat zijn vaak opdrachten in projectvorm die leerlingen in dividueel of in een groep uitvoeren. Ik besloot mijn workshop  te besteden aan de vraag: hoe begeleid je studenten bij het maken van een projectplan?

Docenten en managers met de werkmodellen aan de slag

In de workshop die ik heb gegeven heb ik de deelnemers laten werken volgens het werkmodel voor het maken van een subproductenlijst, als onderdeel van een projectplan. Ik heb hen een projectopdracht gegeven: 'maak een draaiboek voor drie deomnstraties over het beroep doktersassissistente voor de open dag'. In de twee groepen zijn de rollen van begeleidend docent, student-voorzitter, student-notulist en student lverdeeld. De 'studenten' hadden de taak om samen een projectplan te maken. De 'docent' moest observeren en waar dat volgens hem noodzakelijk was, ingrijpen.

De start van het project is het verkennen van de opdracht. Vervolgens zal de voorzitter een aanpak voorstellen voor de werkbespreking. Na enige tijd waren de twee projectgroepen in de workshop vol op stoom. Er werd druk gebrainstormd over wat er op die open dag getoond moest worden en waarom meten van de bloedsuiker interessanter is dan bloeddruk meten. Ook over het reguleren van bezoekersstromen werd hevig gedebatteerd. Eén groep met een zeer projectmatige ingestelde 'student' bleef langdurig bij het doel van de presentaties stil staan. Heel goed natuurlijk.

Ontdekkend leren of strak sturen?

Ik had de deelnemers ook nog een dilemma mee gegeven: laten we studenten ontdekkend leren, of trekken we keihard aan de teugels als studenten de verkeerde kant op rennen? In onze oefening bleek vanzelf dat de behoefte van de docent om iets te doen groot is, zeker als hij er met de neus bovenop zit. Als je observeert, ga je misschien vanzelf strak sturen? Met welk doel observeer je? Is natuurlijk weer een andere kwestie...

Toen we gingen reflecteren op wat we aan het doen waren, bleek dat mijn werkmodel voor studenten als erg uitvoerig en gedetailleerd werd ervaren. Ook de term 'Plan van aanpak' gaf verwarring. Het Plan van Aanpak dat ik hen wilde laten maken bestond namelijk uit twee hoofdstukken: een doelformulering en een projectplanning met wat, wie, wanneer en dergelijke. Voor de deelnemers is een Plan van Aanpak zo'n lijstje met wie wat wanneer gaat doen. Ook het denken in subproducten bleek onnatuurlijk aan te voelen.

De voorzitter heeft het zwaar

Na de pauze heb ik de projectgroep de vraag voorgelegd om eisen te formuleren voor één van de subproducten, namelijk het opvangplan voor de bezoekers. In no time ging de discussie niet meer over eisen aan het opvangplan maar over de inhoud van de demonstraties: hoe laten we het bloeddruk meten  zien of is bloedsuiker prikken toch leuker? Toen stelde iemand de vraag: waarom doen we die demonstraties eigenlijk? Zoeken we spektakel  of laten we een realistisch beeld van het beroep zien? Zo kwam het gesprek vanzelf terug bij de eisen. De deelnemer die de rol van docent speelde, benoemde  wat er gebeurde. Daardoor werd de groep zich bewust van het belang van een discussie over eisen aan subproducten.

Onze conclusie was: als de methode waarmee je tot een projectplan komt voor alle partijen duidelijk is en de docent haakt zijn feedback aan dat werkmodel is er een structuur waarin ontdekkend leren tot bloei kan komen.

Werkmodellen downloaden om uit te proberen

U kunt hier onder alle werkmodellen downloaden. Ik ben heel benieuwd naar commentaar en liefst ervaringen. Ik ben bang dat deze werkwijze veel te complex is voor mbo-studenten. Is dit misschien wel haalbaar voor hbo-studenten? En welke werkwijze is dan voor mbo-studenten wel geschikt? Is het überhaupt wel zinvol om bij mbo-studenten zoveel energie te besteden aan de methode voor het leren in projectopdrachten? Vragen waar ik nog lang niet uit ben. Dus deze werkmodellen blijven nog wel een tijdje in bewerking. Gelukkig heb ik vanaf september de kans om het zelf uit te proberen met hbo-studenten vn de opleiding Communicatie van de Hogeschool Utrecht.

• Werkmodel voor het maken van een projectplan Download Werkmodelprojectplan.pdf
• Werkmodel voor het maken van een opdrachtovereenkomst Download werkmodelopdrachtovereenkomst.pdf
• Werkmodel voor het maken van een subproductenlijst Download werkmodel_subproductenlijst.pdf
• Werkmodel voor het maken van een projectplanning Download Werkmodelprojectplanning.pdf
• Begeleiden bij het opstellen van een projectplan Download Begeleidenbijopstellenprojectplan.pdf )

"Ja" zeggen en NEE doen

"Ze doen niet wat ik vraag!", is een veel gehoorde klacht in de trainingen Auteursmanagement die ik voor VOB/Boekacademie geef. Begrijpelijk, want het overkomt mij ook nog geregeld dat ik toch zeker weet dat ik iets heel duidelijk heb gevraagd en dat ik de ander ook "Ja" heb horen zeggen en dat er dan toch niets gebeurt. Hoe kan dat nou en wat doe je eraan?

Met auteurs heb je als uitgever vaak een diffuse relatie. Bij een grote educatieve uitgeverij noemen ze dat "gedeeld ondernemerschap". Dat suggereert een gelijkwaardigheid die in de praktijk ver te zoeken is. Veel uitgevers en projectleiders zien hun auteurs niet als partners die over elke beslissing mogen meepraten, maar vaker als uitvoerders van een tevoren bedacht concept. In de juridische uitgeverij is de relatie vaak evenwichtiger, is mijn indruk. Al schiet de werkverhouding daar soms weer door. De externe hoofdredacteur van een goedlopend tijdschrift gaat dan een interne redacteur aansturen als ware het zijn assistente.

De Sociocratische Kringorganisatie Methode is op mijn pad gekomen. De hele fijne kneepjes weet ik er nog niet van, maar die ga ik binnenkort leren op een cursus van het Sociocratisch Centrum. Ik verwacht daar heel veel van en ik wil ze ook geleidelijk gaan toepassen in de besluitvorming in mijn eigen projecten. Dat wil zeggen, als ik geen directe opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie met iemand heb, want in dat geval mag ik mijn wil natuurlijk gewoon doordrijven.

De basics zijn als volgt:

1. Het consentbeginsel: elke projectdeelnemer (auteur, redacteur, etcetera) moet zijn consent geven aan een besluit. Dat is de welgemeende uitspraak dat hij geen overwegend en beargumenteerd bezwaar heeft. "Nou oké, dan doen we het zo", is geen consent. Ook "Iedereen wil het zo, behalve jij, dus meeste stemmen gelden", is ook geen consent. Deze auteur gaat zijn kopij niet op tijd leveren.
2. De kringorganisatie: de deelnemers aan een project vormen samen een kring waarin het beleid gezamenlijk gemaakt wordt. De kring voert drie taken uit: leiden, uitvoeren en meten. In het echie is het vaak zo dat een uitgever met een stel deskundigen een uitgeefconcept bedenkt dat vervolgens door een clubje auteurs moet worden uitgevoerd. Al schrijvende merken zij dat het concept een beetje wringt. "Kan het niet anders?", vragen ze de uitgever. De uitgever staat vaak niet open voor het voortschrijdend inzicht en doet niets met de meetfunctie van de uitvoerders. Gevolg: betrokkenheid weg.
3. Dubbele koppeling: elke kring moet in de hogere laag vertegenwoordigd zijn door twee personen. Dat betekent dat de projectleider een auteur meeneemt naar de vergadering met de uitgeefdirecteur. Zo waarborg je dat informatie uit de kring goed doorstroomt naar de hogere besluitvormingskring.
4. Verkiezen van personen op basis van consent: voor elke taak wordt open en bloot binnen het team gezocht naar de persoon die deze taak het beste kan uitvoeren. Ieders mogelijkheden en belangen moeten daarbij op tafel komen.

Ik vroeg Pieter van der Meché, docent bij het Sociocratisch Centrum Nederland, naar de mogelijkheden van de Sociocratische Methode in de uitgeverij.

I: Een uitgeefproject is een samenwerking tussen mensen uit verschillende disciplines die binnen en buiten de uitgeverij werken en die hun prioriteiten in geld, tijd en kwaliteit vaak anders leggen vanuit hun professionele belang. Zo’n project duurt een aantal maanden tot een paar jaar. Zou je in deze context sociocratie willen toepassen?

P: Ja, het gaat om projectleden uit verschillende disciplines en verschillende organisaties die werken naar een gemeenschappelijke doelstelling. De SKM kan je dan goed gebruiken om tot afspraken te komen die recht doen aan de professionele deskundigheid van elke betrokkene zodat eenieder zo goed mogelijk kan bijdragen aan het realiseren van de gemeenschappelijke doelstelling. Sociocratisch werken helpt betere besluiten te nemen die kunnen rekenen op draagvlak bij diegenen die ze uitvoeren.

I: Welke problemen los je daarmee op?

P: Het gevecht om de macht en alle symptomen die daaruit voortkomen zoals het zagen aan elkaars stoelpoten, passiviteit, "ja" zeggen en nee doen, een onveilige werksfeer, diegenen met het hoogste woord domineren, het traineren van besluitvorming of de uitvoering daarvan, slepende conflicten. Deze negatieve processen kosten tijd en geld en kunnen bovendien de voortgang van een project in gevaar brengen. Sociocratisch werken kan je dit besparen.

I: Hoe kun je de methode het beste leren?

P: Net als autorijden. De theorie goed kennen en oefenen, oefenen, oefenen. Een eerste stap kan een kennismaking tijdens een consentspelbijeenkomst zijn. Daar krijg je de basisbeginselen van sociocratisch werken uitgelegd en oefen je er ook wat mee. Deze bijeenkomsten zijn laagdrempelig en worden standaard in Amsterdam en Rotterdam georganiseerd. Op verzoek gebeurt het waar men waar wilt.

Zo'n consentspel heb ik al gedaan en dat was best verfrissend. Maar ik heb nog heel veel oefening nodig, vooral in GEDULD.